Αυτές οι διαφορές οφείλονται κυρίως στους ακόλουθους δύο λόγους:
αλλαγές στα φυσικά χαρακτηριστικά των αντικειμένων που δεν μπορούν να προσδιοριστούν με αποδεικτικά στοιχεία (πτητικοποίηση, στέγνωμα, ανακριβής μέτρηση της παραλαβής και έκδοσης χύδην υλικών, καθυστερημένα αποθέματα, αλλαγές μόδας κ.λπ.) ·
λάθη και καταχρήσεις που διαπράχθηκαν από υπαλλήλους στα λογιστικά αρχεία (αριθμητικά λάθη στην τεκμηρίωση και τα αρχεία), λάθη στην αποδοχή και την έκδοση ενσώματων περιουσιακών στοιχείων, κλοπή και κατάχρηση.
Ο κύριος σκοπός του αποθέματος είναι να προσδιορίσει την πραγματική κατάσταση των περιουσιακών στοιχείων και των υποχρεώσεων. Συγκεκριμένα, έχει ως εξής:
συνδυασμός λογιστικών εγγραφών με την πραγματική κατάσταση,
διευθετήσεις ατόμων που είναι ουσιαστικά υπεύθυνα για την περιουσία που τους ανατίθεται,
αξιολόγηση της οικονομικής καταλληλότητας των περιουσιακών στοιχείων που περιλαμβάνονται στον κατάλογο,
εξουδετέρωση παρατυπιών στη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων κατά την απογραφή (υπερβολικό ποσό, απροθυμία). Σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς, το απόθεμα αφορά τις ακόλουθες δραστηριότητες:
λήψη φυσικού αποθέματος όλων των περιουσιακών στοιχείων που διαθέτει η επιχείρηση,
αποτίμηση των καταγεγραμμένων συστατικών,
λήψη γραπτών πληροφοριών από τους εργολάβους της επιχειρηματικής οντότητας σχετικά με την κατάσταση των μετρητών της σε τραπεζικούς λογαριασμούς, σχετικά με την κατάσταση των τραπεζικών δανείων που έχουν ληφθεί, τις απαιτήσεις και τις υποχρεώσεις καθώς και την κατάσταση των ιδίων περιουσιακών στοιχείων που ανατίθενται στους εργολάβους,
σύγκριση δεδομένων εγγραφής ορισμένων στοιχείων με σχετικά έγγραφα, π.χ. κατάσταση ιδιοκτησίας γης,
καθορισμός και εξήγηση των ποσοτικών αιτίων των ελλείψεων και των ζημιών,
τη λήψη και τεκμηρίωση συμπερασμάτων σχετικά με τον τρόπο επίλυσης των διαφορών αποθέματος,
ενδείξεις σχετικά με τον τρόπο άρσης των παρατυπιών στη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων της οντότητας.
Γίνεται διάκριση μεταξύ των ακόλουθων τύπων απογραφής:
φυσικό απόθεμα - γίνεται από μέλη της προμήθειας αποθεμάτων, με βάση άμεσες παρατηρήσεις και μετρήσεις περιουσιακών στοιχείων σε μια επιχειρηματική μονάδα. Περιλαμβάνει εμφανή πάγια περιουσιακά στοιχεία, ενσώματα πάγια περιουσιακά στοιχεία, μετρητά στο χέρι, τίτλους. Σύμφωνα με την τέχνη. 26 του Λογιστικού Νόμου, το απόθεμα από τη φύση του περιλαμβάνει επίσης περιουσιακά στοιχεία σε μια οντότητα, που ανήκουν σε άλλες οντότητες, τα οποία έχουν ανατεθεί για πώληση, αποθήκευση, επεξεργασία ή χρήση, ειδοποιώντας αυτές τις οντότητες σχετικά με τα αποτελέσματα του αποθέματος.
