Οδηγίες καγκελαρίας - ένα σύνολο κανόνων και κανονισμών που καθορίζουν τον τρόπο αντιμετώπισης ενός εγγράφου που ρέει στο γραφείο ή την οργανωτική μονάδα μιας επιχείρησης (διαδικασία κυκλοφορίας εγγράφων στη δημόσια διοίκηση).
Αυτό το πρότυπο ορίζει πρωτίστως το σύστημα γραφείου που εφαρμόζεται σε ένα συγκεκριμένο γραφείο ή επιχείρηση, την κυκλοφορία εγγράφων (επιστολές), τον τρόπο καταχώρησης υποθέσεων, τον τρόπο χειρισμού των υποθέσεων και τον χειρισμό τεκμηρίωσης ολοκληρωμένων υποθέσεων (αρχειοθέτηση). Η εντολή γραφείου καθορίζει επίσης τα πρότυπα των εντύπων και γραμματοσήμων που χρησιμοποιούνται σε μια δεδομένη οργανωτική ενότητα.
Υποχρέωση χρήσης οδηγιών γραφείου
Όλες οι οργανωτικές μονάδες πολιτείας και τοπικής αυτοδιοίκησης που παράγουν αρχειακό υλικό πρέπει να διαθέτουν και να εφαρμόζουν οδηγίες στο γραφείο. Μπορεί να αναπτυχθεί από ανώτατα και κεντρικά όργανα για όλες τις οργανωτικές μονάδες ενός συγκεκριμένου τμήματος δημόσιας διοίκησης ή μόνο από τις ίδιες τις οργανωτικές μονάδες που ενδιαφέρονται για την εφαρμογή τους. Οι οδηγίες για τα γραφεία καθορίζονται στον Κανονισμό του Πρωθυπουργού της 18ης Ιανουαρίου 2011 - για κοινοτικούς φορείς και ενδοκοινοτικές ενώσεις, φορείς poviat, φορείς αυτοδιοίκησης voivodship και φορείς συνδυασμένης κυβερνητικής διοίκησης στο voivodship, καθώς και γραφεία που εξυπηρετούν αυτούς τους φορείς. Για άλλες οντότητες - που δεν καλύπτονται από τον Κανονισμό - οδηγίες γραφείου, μετά από προηγούμενη συμφωνία με τα κατάλληλα Κρατικά Αρχεία, σύμφωνα με τον Νόμο περί Αρχειοθέτησης υπόκεινται σε έγκριση από τον Διευθυντή Κρατικών Αρχείων μέσω του διευθυντή των σχετικών Κρατικών Αρχείων. Ο σκοπός της συμφωνίας και της έγκρισής τους είναι να διασφαλιστεί ότι τα αναδυόμενα αρχεία θα αναπτυχθούν σωστά, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς αρχειοθέτησης. Οι μη κρατικές οντότητες δεν υποχρεούνται να έχουν εντολή γραφείου, αλλά αν θέλουν να δημιουργήσουν μια, μπορούν να συμβουλευτούν τα κρατικά αρχεία ή την Ένωση Πολωνών Αρχειονόμων.
