Инструкции на канцеларията - набор от правила и разпоредби, които определят как да се справят с документ, който постъпва в офиса или организационната единица на предприятието (процедура за документооборот в публичната администрация).
Този стандарт определя преди всичко офис системата, приложима за даден офис или предприятие, циркулацията на документи (писма), начина на регистриране на делата, начина на обработка на делата и обработката на документацията на приключените дела (архивиране). Офис инструкцията също така определя шаблоните на формуляри и печати, използвани в дадена организационна единица.
Задължение за използване на офис инструкции
Всички държавни и местни органи на управление, които произвеждат архивни материали, са длъжни да имат и прилагат офис инструкция. Тя може да бъде разработена от върховни и централни органи за всички организационни звена на определен отдел за публична администрация или само от организационни звена, които са заинтересовани от тяхното прилагане. Инструкциите на службата са посочени в наредбата на министър-председателя от 18 януари 2011 г. - за общинските органи и междуобщинските сдружения, органите на повиата, органите за самоуправление на войводите и интегрираните органи на държавната администрация във воеводството, както и службите, обслужващи тези органи. За други образувания, които не са обхванати от регламента - канцеларските указания след предварително съгласуване със съответните държавни архиви съгласно Закона за архива подлежат на одобрение от главния директор на държавните архиви чрез директора на съответните държавни архиви. Целта на съгласуването и одобряването им е да се гарантира, че възникващите файлове растат правилно, в съответствие с приложимите архивни разпоредби. Недържавните образувания не са длъжни да имат офис инструкция, но ако искат да създадат такава, те могат да се консултират с държавните архиви или с Асоциацията на полските архивисти.
