Kanslerinstruktioner - en uppsättning regler och förordningar som avgör hur man ska hantera ett dokument som flyter in på ett företags kontor eller organisationsenhet (förfarande för dokumentcirkulation i offentlig förvaltning).
Denna standard definierar i första hand det kontorssystem som är tillämpligt på ett visst kontor eller företag, cirkulationen av dokument (brev), sättet att registrera ärenden, det sätt på vilket ärenden hanteras och hanteringen av dokumentation av avslutade ärenden (arkivering). Kontorsinstruktionen anger också mallarna för formulär och frimärken som används i en given organisationsenhet.
Skyldighet att använda kontorsinstruktioner
Alla statliga och lokala myndigheters organisationsenheter som producerar arkivmaterial måste ha och tillämpa en kontorsinstruktion. Det kan utvecklas av högsta och centrala organ för alla organisationsenheter i en specifik avdelning för offentlig förvaltning eller endast av organisationsenheter själva som är intresserade av deras genomförande. Kontorsinstruktionerna anges i premiärministerns förordning av den 18 januari 2011 - för kommunorgan och föreningar mellan kommuner, poviatorgan, självstyrande organ för voivodskap och kombinerade statliga förvaltningsorgan i voivodskapet samt kontor som betjänar dessa organ. För andra enheter - som inte omfattas av förordningen - är kanslerinstruktioner, efter föregående överenskommelse med lämpligt statsarkiv, enligt arkivlagen godkända av chefen för statsarkiv genom direktören för det relevanta statsarkivet. Syftet med att godkänna och godkänna dem är att se till att de nya filerna växer ordentligt i enlighet med gällande arkivregler. Icke-statliga enheter är inte skyldiga att ha en kontorsinstruktion, men om de vill skapa en kan de konsultera statsarkiven eller Association of Polish Archivists.
