Instruções para Chancelaria - um conjunto de regras e regulamentos que determinam como lidar com um documento que flui para o escritório ou unidade organizacional de uma empresa (procedimento de circulação de documentos na administração pública).
Esta norma define principalmente o sistema de escritório aplicável a um determinado escritório ou empresa, a circulação de documentos (cartas), a maneira de registrar casos, a maneira de lidar com casos e lidar com a documentação de casos concluídos (arquivando-os). A instrução do escritório também especifica os modelos de formulários e carimbos usados em uma determinada unidade organizacional.
Obrigação de usar as instruções do escritório
Todas as unidades organizacionais dos governos estaduais e locais que produzem materiais de arquivo devem ter e aplicar uma instrução de escritório. Ele pode ser desenvolvido por órgãos supremos e centrais para todas as unidades organizacionais de um departamento específico de administração pública ou apenas pelas próprias unidades organizacionais interessadas em sua implementação. As instruções do escritório estão especificadas no Regulamento do Primeiro Ministro de 18 de janeiro de 2011 - para órgãos de comuna e associações intercomunitárias, órgãos de poviatagem, órgãos de governo autônomo da voivodia e órgãos de administração governamental combinados na voivodia, bem como escritórios que atendem a esses órgãos. Para outras entidades - não abrangidas pelo Regulamento - as instruções do gabinete, após acordo prévio com os Arquivos Estaduais apropriados, nos termos da Lei do Arquivo, estão sujeitas à aprovação do Diretor-Chefe dos Arquivos Estaduais, através do diretor dos Arquivos Estaduais relevantes. O objetivo de concordar e aprová-los é garantir que os arquivos emergentes cresçam corretamente, de acordo com os regulamentos de arquivamento aplicáveis. As entidades não estatais não precisam ter uma instrução de escritório, mas se quiserem criar uma, podem consultar os arquivos do estado ou a Associação de Arquivistas Poloneses.
