Er benötigt dafür die Genehmigung des Arbeitgebers bzw. Dienstherrn; dieser kann oder muss wegen gesetzlicher Grundlagen den Urlaub unter Fortzahlung der Bezüge gewähren, in manchen Fällen auch unter Wegfall der Bezüge, siehe Sonderurlaub. Oft wird „ Urlaub “ mit Erholungsurlaub gleichgesetzt, der aber nur eine bestimmte Art von Urlaub darstellt. Selbständige dagegen können " Urlaub " nach eigenem Ermessen nehmen, werden aber gleichwohl Rücksicht auf die Erfordernisse des Geschäftsbetriebs und insbesondere die Wünsche der Kunden, Klienten, Mandanten oder Patienten nehmen. Vor allem Kleinunternehmer gönnen sich daher oft zu wenig oder gar keinen Urlaub. Dies betrifft beispielsweise viele Landwirte.
Auch Arbeitslose, beispielsweise, ALG-II-Empfänger, müssen Urlaub bei ihrem Leistungsträger beantragen, wenn sie über mehrere Tage verreisen wollen, da sie sich ansonsten ständig vor Ort für mögliche Arbeitsvermittlungsangebote bereit halten müssen.
Der Ausdruck „ Urlaub machen“, was auch so viel bedeutet wie eine Reise zu touristischen Zwecken (= Urlaubsreise) antreten, wird auch für Gruppen benutzt, die eigentlich keinen Urlaub, sondern Ferien bekommen (z. B. Schüler, Studenten) oder nicht an eine formelle Erlaubnis zur Abwesenheit von Alltagspflichten gebunden sind (z.
